Canal interno de comunicación

1. Objetivo

El presente escrito tiene por objeto fijar las directrices del Canal Interno de Información y los procedimientos de gestión, investigación y ejecución de cualquier comportamiento irregular, no lícito o delictivo que se pueda producir en la empresa ARNEPLANT SL, así como, las garantías y los derechos de las partes. Preservando en todo caso el anonimato y protegiendo al informante.

2. Alcance

Este procedimiento se aplicará a toda persona física y/o jurídica que tenga alguna relación con ARNEPLANT SL (socios, empleados, directivos, clientes, proveedores o colaboradores, etc) y que comunique algún tipo de incumplimiento, irregularidad, acto ilícito o delictivo empleando para el ello el Canal Interno de Información.

3. Procedimiento de gestión

3.1 Comunicaciones

En caso de que algún socio, empleado, directivo, cliente o proveedor, entienda que se ha producido algún incumplimiento ya sea legal, de la normativa interna de la empresa o de las políticas que la desarrollen, podrá ponerse en contacto a través de nuestro formulario de contacto, enviar un correo electrónico a la siguiente dirección:

canal.denuncias@arneplant.com

o bien hacer la comunicación de manera verbal al Director de Recursos Humanos (responsable de investigación).

Si por razones técnicas no fuera posible realizar la comunicación a través de dichos medios, podrá remitirse la misma por correo postal a la siguiente dirección:

ATT. DIRECTOR RECURSOS HUMANOS
ARNEPLANT SL
P.E. La Maja C/ Cosme García 1-3
26580 Arnedo (La Rioja)

El encargado de gestionar el Canal Interno de Información no revelará nunca el nombre del Informante, salvo petición judicial u obligación legal. Arneplant SL ha adoptado las medidas necesarias para garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas por la información facilitada.

Las comunicaciones podrán ser anónimas si así lo quiere el Informante.

Si la comunicación no fuera anónima, deberá obligatoriamente contener los siguientes datos:

  • Nombre y DNI (o documento asimilado) del Informante.
  • Datos de contacto: teléfono y email.
  • Contenido de la comunicación: deberán describirse de manera correcta y precisa los hechos sucedidos indicando la fecha (o período) de los mismo y los posibles sujetos responsables.
  • La documentación deberá acompañarse de toda la información relevante, en cualquier soporte (documento, audio, video, etc..).

En el momento de proceder a la recogida de los datos se indicará el carácter voluntario u obligatorio de los datos objeto de recogida. La negativa a proporcionar los datos calificados como obligatorios supondrá la no prestación o la imposibilidad de acceder al servicio para los que eran solicitados. Así mismo, podrán facilitarse datos de modo voluntario con el objetivo de que puedan prestarse de modo más óptimo los servicios ofertados. ARNEPLANT S.L. podrá conservar sus datos una vez finalizada toda relación con el usuario para el cumplimiento de sus obligaciones legales.

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    3.1.2 Recepción y gestión de las comunicaciones

    Órgano receptor de las comunicaciones

    Las comunicaciones realizadas a través del Canal Interno de Información serán recibidas por el responsable de investigación de Arneplant SL, será éste quién ejecute el presente procedimiento de gestión en su totalidad, en un plazo no superior al tiempo de prescripción de la posible sanción y sin superar nunca los 3 meses, en cumplimiento de la LOPDGDD (artículo 24).

    Los buzones habilitados para la recepción de las comunicaciones se revisarán semanalmente.

    En el caso de que la comunicación haga referencia al responsable de investigación, éste se abstendrá de intervenir en todo el proceso y comunicará inmediatamente esta situación a la Dirección de la empresa la cual nombrará a la persona adecuada (ausente de conflicto de interés) para realizar las funciones en relación con la investigación.

    Registro de comunicaciones

    Todas las comunicaciones recibidas serán registradas a través del formulario incluido en el Anexo 1 de este documento, con fines de control y estadística. El registro incluirá los siguientes campos:

    • Número de referencia.
    • Fecha de recepción.
    • Descripción de la comunicación.
    • Informante (se incluirán solo las iniciales).
    • Medio a través del cual se recibe la comunicación.

    Acuse de recibo e información al usuario sobre el canal

    Con el fin de que el Informante obtenga una verificación sobre la recepción de la comunicación, se realizará un acuse de recibo en un plazo máximo de 7 días. Adicionalmente, se informará por el mismo medio sobre las características del canal y de los derechos del Informante:

    • Compromiso de confidencialidad. La persona que gestiona el Canal Interno de Información no revelará en ningún momento el nombre del Informante de buena fe, salvo requerimiento judicial u obligación legal.
    • Indemnidad al Informante que realiza comunicaciones de buena fe. El envío de comunicaciones de mala fe será comunicado a la empresa, quién podrá tomar medidas disciplinarias.
    • Protección de datos. El Canal Interno de Información cumple con toda la normativa relativa a la Protección de Datos de carácter personal, tanto a nivel nacional (Ley 3/2018 de Protección de datos y Garantía de Derechos Digitales) como europea (Reglamento General de Protección de Datos).

    El acuse de recibo deberá contener las cláusulas establecidas en el Anexo 2 del presente documento.

    3.1.3 Análisis de la comunicación

    Las comunicaciones recibidas serán analizadas para valorar si el hecho sobre el que se informa podría considerarse ilícito en nuestro ordenamiento jurídico o si pudiera vulnerar la normativa interna o alguna de las políticas de ARNEPLANT SL. Además, habrá que analizar si se trata de un suceso creíble y si la comunicación se ha podido realizar dolosamente o de mala fe.

    Criterios de valoración

    Se considera que el Informante actúa de buena fe cuando la comunicación que realice esté basada en hechos o indicios de los que razonablemente pueda desprenderse la realización de un comportamiento irregular, ilícito o delictivo.

    De todas formas, las siguientes comunicaciones no serán admitidas:

    • Las que no se refieran a hechos que puedan constituir una infracción de cualquier normativa o ilícito penal.
    • Cuando no exista información suficiente sobre los hechos investigados o presente imprecisiones manifiestas.
    • Las que aparezcan como manifiestamente infundadas.
    • Informante (se incluirán solo las iniciales).

    3.1.4 Comunicaciones admitidas y no admitidas

    Todas las comunicaciones tanto admitidas como no admitidas serán registradas en el formulario del Anexo 1.

    3.1.5 Información a los interesados

    Se informará al Informante sobre la gestión de la comunicación y del contenido de esa información, en un plazo inferior a 3 meses.

    Se informará al investigado en un plazo de 30 días, salvo que sea necesario hacerlo más tarde para no frustrar la investigación y preservar pruebas evitando su destrucción o alteración, en caso de demora habrá que indicar por escrito las causas de ésta.

    4. Procedimiento de investigación y ejecución

    4.1 Investigación

    Con la admisión de la comunicación el responsable de investigación será el encargado de hacer las gestiones pertinentes para aclarar los hechos comunicados, siempre podrá, dicho responsable, solicitar la ayuda de especialistas en caso de necesidad, manteniendo en todo caso el anonimato del informante.
    Para el correcto desarrollo de la investigación se podrán realizar todas las acciones que se consideren necesarias para comprobar que la información notificada es real, siempre y cuando estas acciones estén amparadas por la normativa laboral vigente.

    Dichas acciones podrán consistir en:

    • Entrevistas con el investigado o con otras personas que serán debidamente documentadas y registradas.
    • Solicitudes de información y documentación al investigado o a terceros.
    • Recoger información o documentación que se considere necesaria de todos los departamentos de Arneplant SL, respetando siempre la legislación sobre protección de datos, el derecho laboral y los derechos básicos del investigado.
    • Pedir ayuda a investigadores externos para analizar determinada información.
    • Cualquier otra acción que el responsable de investigación crea apropiada para realizar la investigación.

    Todas las acciones serán confidenciales y deberá quedar constancia escrita para poder verificar que se han realizado.

    El responsable de investigación realizará un informe final que incluirá:

    • Propuesta de sanción o archivo, siempre correctamente justificada.
    • Acciones prácticas y sus resultados.
    • Posibles infracciones de normativas, políticas de empresa o procedimientos infringidos.
    • Una propuesta de medidas disciplinarias respecto al responsable o responsables.
    • Las alegaciones del investigado, en caso de que las hubiera, dándole un plazo no inferior a 10 días hábiles para que las haga y presente las pruebas pertinentes.

    4.2 Decisión, ejecución y cierre

    El Informe final sobre el contenido de la documentación será remitido, en caso de propuesta de sanción, a la dirección de la empresa que será quién deba ejecutar la sanción basada en la información que le ha sido remitida.

    Una vez que el investigado ha sido sancionado, la comunicación es archivada y registrada con toda la información del proceso.

    5. Derechos y obligaciones

    Principios informadores del protocolo

    El presente documento, con el fin de garantizar un procedimiento con todas las garantías legales y procesales se basa en los siguientes principios informadores:

    • Presunción de inocencia.
    • Contradicción.
    • Confidencialidad.
    • No represalias al Informante.

    Derechos y obligaciones del Informante

    Se garantizará la confidencialidad de la identidad del Informante, no divulgando las investigaciones a terceras personas vinculadas a la empresa.

    Aun así, dicha divulgación podrá ser necesaria en virtud de una investigación llevada a cabo por una autoridad (policía, gobierno o cualquier autoridad competente).

    No habrá ningún tipo de represalia o consecuencia negativa contra el Informante por el hecho de la comunicación, salvo que la investigación llevada a cabo concluya que la comunicación ha sido realizada con conocimiento de su falsedad o que se ha realizado con temerario desprecio hacia la verdad, mala fe o abuso de derecho.

    La realización de comunicaciones falsas podrá dar lugar a sanciones disciplinarias.

    Los Informantes que hayan participado en la infracción de las políticas de ARNEPLANT SL no resultarán exentos de su eventual responsabilidad por el simple hecho de haber formulado la comunicación.

    Derechos y obligaciones del investigado

    • Deberá comparecer ante el responsable de investigación cuando sea requerido para ello.
    • Podrá estar asistido de abogado.
    • Podrá exponer su versión completa de los hechos al responsable de investigación aportar todos aquellos documentos que considere oportunos para la aclaración de los hechos. La entrevista podrá ser documentada.
    • Será informado de las decisiones que pueda adoptar ARNEPLANT SL como resultado de la investigación.
    • Deberá mantener la confidencialidad sobre todos los aspectos relativos a la investigación.

    En caso de incumplimiento por parte del investigado de las obligaciones descritas anteriormente podrá será sancionado.

    Derechos y deberes de las personas llamadas a colaborar con la investigación

    Todas las personas reflejadas en este procedimiento deberán:

    • Comparecer a entrevistas con el responsable de investigación, en el caso de que así se les informe debiendo contestar a todas las preguntas que se les haga.
    • Responder a todos las solicitudes de información o documentación realizadas por el responsable de investigación.
    • Facilitar al responsable de investigación todos los documentos que sirvan para acreditar los hechos comunicados.
    • Mantener la total confidencialidad acerca de la existencia de la investigación y de su contenido.

    El incumplimiento de alguna de las obligaciones descritas podrá dar lugar a sanción.
    El simple hecho de ser una persona colaboradora o investigada nunca podrá ser merecedor de sanción ni de represalia.

    6. Protección de datos personales

    El código ético de ARNEPLANT SL cumple con la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos y Garantía de los Derechos digitales y con el Reglamento General de Protección de Datos. Así, los períodos de conservación y los requisitos de información a los interesados han sido establecidos según el artículo 24 de la LOPDGDD.

    Los datos personales facilitados con ocasión de las comunicaciones y obtenidos a resultas de la investigación interna correspondiente serán tratados únicamente para la gestión de éstas.

    Los titulares de los Datos Personales podrán ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición según lo dispuesto en la normativa vigente de protección de datos personales mediante el envío de un correo electrónico a la dirección: rrhh@arneplant.com. Además, el ejercicio de tales derechos por la persona investigada no implicará que se le comuniquen los datos identificativos del Informante.

    En todo caso, transcurridos tres meses desde la introducción de los datos en el Canal Interno de Información, deberá procederse a su supresión del sistema de comunicaciones, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica. Las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anónima, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de la LOPDGDD.

    Transcurrido el plazo mencionado en el párrafo anterior, los datos podrán seguir siendo tratados, por el órgano al que corresponda, para la investigación de los hechos comunicados, no conservándose en el propio sistema de información de las comunicaciones internas.

    Los datos personales que no sean pertinentes para la tramitación de un caso específico se eliminarán inmediatamente.

    7. Revisión

    El presente procedimiento será actualizado y revisado periódicamente en conformidad con los cambios organizativos, legales y evaluaciones del uso del Canal Interno de Información.

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